時間經濟學/美崎榮一郎

張貼者:2019年2月26日 上午12:34主編F

時間經濟學:最佳工作時序白金四原則, 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」

作者: 美崎榮一郎

譯者: 羊恩媺
出版社:方言文化

出版日期:2018/11/07
語言:繁體中文

超時工作陷入絕境,該趕工還是休息?老闆插隊、同事請託的工作,如何排除?怎樣脫離「老是在找東西」的困境?識破理論陷阱,奪回時間主導權,這是一堂年年必修的課程。



【作者推薦序】

       你會拿起這本書,其實就代表:你是一個工作能力很強的人。

  因為會煩惱本書的主題「安排優先順序」的人,絕對得同時處理許多工作。
  不知該說是幸運還是不幸,工作往往都會集中在工作能力強的人手邊。

  如果你負責許多工作,並且因為工作處理不完而覺得「我工作能力真差」的話,那就是你的誤解了。
  你不是工作能力差,只是不擅長安排工作的優先順序罷了。
  一般商管類書籍所介紹的「安排優先順序的方法」,大多是「緊急度和重要度的矩陣」,也就是「四象限法則」。

  將該處理的工作分成「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」四個象限分類,從「重要且緊急」的工作開始處理。你是否也曾聽過呢?而且應該在面對每天的工作時,想著要從緊急且重要的工作開始處理。


  然而,工作還是一樣做不完,每天離開公司的時候,都已經是深夜了。
  每天拚命處理接二連三飛來的工作,所以疲勞也無法消除……。
  這是為什麼呢?

  這點我會在本書的正式篇章中詳細解說,其實,就算照著這個矩陣來安排工作,你也無法順利處理完工作。
  你應該也有這樣的經驗吧?

  比如你拚命寫著明天就要截止的重要提案書。
  結果,主管對你說:「之前一起商談的○○工業的佐藤先生的名片,你能不能馬上給我?」
  雖然你在心中臭罵:「那種東西不會自己去找喔……」但還是說著:「請稍等。」然後從名片夾中找出負責人的名片,遞給主管。
  從主管的座位回到自己的座位時,這次換成後輩問你:「這份資料是放在哪個檔案夾裡?」
  你告訴他:「喔~這個啊,這是在『業務部檔案夾』中的『XX檔案夾』的……。」然後回到座位。
  接著,辦公桌上貼著「△△公司的鈴木先生來電。請回電」的便條。你打了電話,發現上星期交貨的商品當中,有一部分是瑕疵品。
  所幸△△公司就在開車約二十分鐘能到的地方,所以你馬上從公司裡的倉庫選了代用商品,送過去賠罪。
  回到公司之後,再去向商品部提交客訴報告書,等到回過神來,已經是傍晚時分了。
  明天要帶去客戶那裡的提案書,只寫了一半。
  從這個時候開始,你一股腦兒埋頭努力,好不容易把提案書給寫好了,但看看時鐘,早已超過晚上十點……。

  明明知道製作「重要且緊急」的提案書要最優先處理,可是其他工作不斷插隊進來,害得本來該做的工作完全沒有進度。在現實的商場上,這樣的情況很常發生。

  撇開向客戶賠罪、交貨不談,以前述的矩陣來思考,像這樣插隊進來的工作,幾乎都屬於「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」這兩類。意思就是說,優先順序應該確實比「重要且緊急」的工作低。話雖如此,我們也不能說「那個工作的優先順序很低,我現在不做」吧。

  只要最優先處理重要的事情即可──基本原則是這樣沒錯。但是在現實世界中,卻總是會有工作插隊進來。
  不僅如此,工作這檔事也不是只要把重要的事處理好就結束了。

  經費結算、做報表等例行公事,以及電話應答、郵件回信、查些資料、與公司內的人溝通……。連這些瑣碎的事全都做完,工作才算結束。
  事情會不斷從天而降,如果只固執於重要且緊急的工作,就會使得日常庶務停滯,導致工作執行不力的下場。
  「即使知道要以重要的工作為優先,不重要的工作還是非做不可」,這就是現實。
  既然這樣的話,我們該怎麼辦才好呢?
  那就是以有插隊進來的工作、瑣碎的工作為前提,來安排優先順序。

  講得更誇張一點:安排優先順序,就是決定「現在該做什麼」。不管重要度或緊急度,在分配的時候,要讓自己能處理完手上所有工作,這樣才能使工作最佳化,獲得工作效率提升的結果。

  這種時候,決斷的基準就是「時間的價值」。分配工作要能讓「現在」這個時間的價值最大化。
  舉例來說,你早上去公司最先做的工作是什麼?
  很多人應該都會回答「看信跟回信」吧?
  可是在一大早的時段,頭腦最清楚,電話也不太會響。這麼一想,各位不覺得把時間撥給規劃戰略或撰寫企劃等需要專心思考的工作,價值會更高嗎?

  相反的,在吃飽、想睡覺的午餐後時段,即使從事思考的工作,集中力也無法持續,事倍功半。意思就是說,即使把這段時間用在重要的工作上,其價值也不如預期。既然如此,還不如把這段時間分配給不需要集中力的瑣碎工作。

  就要像這樣,根據時間和自己所處的環境,調整應做工作的優先順序。
  自己能用於工作的時間資源是有限的。該如何將有限的時間分配給手上的所有工作呢?

  讓所有可用的時間都分配著某些工作,並決定何時處理包含瑣碎工作在內的全部工作,這就是終極優先順序安排法。如此想來,想清楚優先順序是很重要的。

  聽我這麼說,應該也有很多人會萌生這樣的疑問:「那是理想狀況吧。重要的工作堆積如山,瑣碎的工作一定會推遲到之後才能做啊。」
  然而,我說的並不是理想狀況。
  實際上,我就是這麼做的。在我還是上班族的時候,我就靠著本書介紹的技術來安排工作順序,實現了中午十二點上班、下午五點下班。

  我現在從事的是與商品開發有關的顧問、演講、寫作等各式各樣的工作。在獨立創業之前,我在大型化學廠商「花王」(Kao)負責產品的研究開發等工作。

  當時,因為有很多專案同時進行的關係,工作根本做不完。每天趕在末班車的前一刻下班,是家常便飯。
  當然,我起初也是從「重要且緊急」的工作開始處理,努力提升效率,想說「就算只能快一點點也好」,可是不管怎麼做,手上的工作仍然沒有減少。
  不過,在某次接受公司內業務改善講習的契機下,我認真想著:「得想辦法解決這個狀況才行。」

  我試著俯瞰自己的工作之後,發現我的工作之所以會做不完,不是因為經手的專案很多,而是因為被前述的「臨時任務」及例行公事等瑣碎的工作牽著鼻子走的關係。

  於是我絞盡腦汁,試圖在時間內做完包含這些工作在內的所有工作,最終想到的,就是本書介紹的安排優先順序的技術。嘗試這個「安排優先順序的方法」的結果,就是工作量沒有改變,我卻漸漸能早點回家了。

  而且不可思議的是,我竟然能做出超乎以往的成果(現在想想,應該因為是將適當的工作分配給適當的時間,讓我的集中力提升,帶來好的結果)。
  除此之外,公司剛好在這個時候核准了裁量勞動制(類似責任制),於是我實現了中午十二點上班、下午五點下班的生活。

  順利安排工作的優先順序,讓工作的進行超乎想像地順利。聽起來或許很誇張,但我受到的震撼與影響,要說是「改變人生」也不為過。
  因此,我想透過這本書講述原則、列舉各式各樣的事例,同時思考那些真的很零碎的細節。

  當然,安排事物優先順序的方式會因人而異,所以各位也不需要原封不動地模仿本書的事例。只要能活用相同的思路,應該就能得到成果了。
  無論在工作上還是私生活,我都希望本書能將對你而言最重要資源──也就是「時間」──成功做到價值最大化!

 
資料來源:https://www.books.com.tw/products/0010803535

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