[在愛裡同行10]結網展團:用心陪伴、以愛守護的的大工程 (by蕭慧英執行長)

張貼者:2016年6月6日 下午7:41編輯組玉子   [ 網管20187 已於 2016年7月18日 下午8:28 更新 ]
愛團100期2016年5月29日在新竹夥伴們歡欣鼓舞的喝采聲中隆重誕生了。

2007年001期培訓時,夥伴們問我,為何要說001期,而不說第1期?我輕描淡寫的回答:因為愛團一定會展到三位數字。其實,那時的我,只是直覺地有這樣的想像,對於如何做還完全沒個底。

如今回首,深覺愛團就是一個愛的工程,協力夥伴就是大主架,同學會是小支架,真正蓋樓的卻是參與其中的每一個人。由於所有的志工都有家、有工作,能付出的時間與精力極為有限,無法浪費太多時間來摸索,因此在愛團三年(2009)就出現了第一版的"展團SOP"。

展團發電包,從CD飛到雲端

早期展團用簡單的excel、word來撰寫。我們將零零總總的檔案燒在CD片裡,稱之為"展團發電包" 。

後來有了Google雲端(感謝Google!),展團開始整合成兩大文件,展團記錄表有完整的展團程序,同學會文件櫃則是學員的資料。前者是事,後者是人,兩組試算表讓展團資料不在離散各處,更重要的是,讓總召做起事來按部就班有順序,有如依設計圖來蓋房子。過幾年,更有了Dropbox的雲端空間(感謝Dropbox!),工作人員隨時可以從雲端下載所有的檔案,包括影音(例如每一堂課當中的影片)、行政文書(例如名牌的套表列印)等等。

SOP,在前人的經驗上輕鬆蓋樓

2010年七月我們在三重舉辦了一場北區展團幹部工作坊,邀請夥伴們一起來研討展團的精神與工作內涵。展團分總召、節目組、輔導組、行政組、場  
務組五組,透過分組討論夥伴們的經驗know-how,轉成了更週詳的展團的SOP。由於夥伴收獲很多,九月又在台中與屏東辦了兩場。
  

所謂的SOP,並不是檔案,而是工作的程序。愛團一開始就不想以培養單一熟練的"展團團隊",反而設定"一棒傳一棒"的推廣模式。也就是說,讓志工們都能參與展團,因為展團的過程就是一項強而有力的學習與反思。然而,這"一棒傳一棒"的模式,讓展團的工作變的不容易,因為每一次展團都得靠許多新手。帶領新手做事,需要花加倍的的時間與精力來溝通。這對同樣也是志工的展團總召來說,是非常吃重的負荷。SOP就是希望能協助幹部,花較少的精力,輕鬆帶領新手成員上陣。

話雖說如此,SOP的研發總是一改再改。我常有那種"為何不能更早就想到這樣做"而責怪自己怎麼這麼笨。但經驗畢竟還是靠一次次的錯誤累積起來。記得60期時我們才寫出培訓輔導員的PPT簡報,透過圖文說明輔導員工作。後來陸續製作了行政、場務的工作說明PPT。

五字月聚會,三代一起學習與成長

然而兩天培訓完,同學會的經營才是考驗,因為新期同學會需要持續學習成長,才有健全的團隊順利承擔下次展團工作。

早期展團一結束選出班長,就把班的經營交給班長,月聚會活動的設計與執行,都由班長帶領同學們一起來做。三十年前我在美國學習土地規畫時,正是公民參與觀念初興,二十年前我將第五項修練這本書奉為圭臬。我一直相信由下而上的組織,就像1998年擔任福林國小家長會長時,就是以"第五項修煉的學習型組織"為標竿。對於愛團同學會,我當然也相信各期應該成為學習型組織,長出它自己的樣子。

但後來發現這樣的做法太理想化了。雖有同學會順利完成12次月聚會任務,但班長卻累壞了,因為從零開始真的很吃力。最糟的狀況是辛苦展團出來的同學會完全停擺。即便同學們一直問,怎麼不辦月聚會?班長還是動也不動。也有班長很認真辦活動,但同學間卻冷淡相待。幾期下來,連展團招生都變成困難了,這時,我才恍然大悟:同學會一旦經營不理想,後續就連展團的棒子都交不出去

2013年九月我們辦了一場大輔導團培訓」,增加了展團大輔導團,總召不再是孤單的領導者。大輔導團多已有兩次以上展團經驗的學長姐,由他們來協助展團輕鬆了許多。

2014年我痛定思痛,約了幾位鵝媽媽團的夥伴,我說我自己將跳進來連續當三次總召,希望他們支持我,讓直屬團再出發。87期由兩期77+83一齊展團,學長姐們也真的就跳進來再一次努力。我們重新擬定同學會月聚會的五字主題,內容都是愛團長期的推廣重點,同學們透過這些主題,更認識了愛團的理念與行動。新制度設計學長姐擔任帶領人,讓輔導期的學長姐也能夠在服務中持續成長與進步。

再出發,必然要熬過三期

後來087生了091,091生了097。上個月更是展099期,從宣示再出發已展了四期。直屬團再出發期間,我們不斷地修正制度,同學會經營漸漸地穩定了下來,隨著每七個月展一期的構想,今年四月99期誕生了。我也體會到「連續三期才足以突破困境,建立永續的基礎」。去年起太陽團、三重團、新竹團、雲林團分別也進行所謂的「再出發」,導入新制度並不容易,主事者要有心理準備,必須投入三期的時間來進行組織改造。主事者若在第一期時看到進展並不大就心生動搖而放棄,就功虧一簣。

展團,用心陪伴、以愛守護

曾有新學員對於SOP抱持遲疑地問:你們這樣不累嗎?每次都要帶新人。她真正想問的是:為何要這麼麻煩有SOP,愛團不是指揮少一點嗎?這樣的質
疑我是理解的,畢竟多數新的學員看到的只是她(他)個人參與的點,來愛團只是想自我成長,太認真會讓人有壓力。然而,我知道所謂鬆散,就是鬆了,就是散了。推動愛團是我們對千萬家長與孩子的承諾,如果組織散了,我們如何能把這個志業傳出去?

這些年我深刻體會寧靜的力量。事情只是事情,心才是主人。我們常說:家庭第一、工作第二、愛團第三。真實是大夥兒都沒有太多時間在愛團裡磨針,因此希望大家不要花太多時間處理事,而聚焦在人與人心的相應。SOP只是工具,拿著工具完成一件事,並不表示我們會失去自我,反而是在這過程中,修練自己的寧靜。

整個愛團展團是總團的結網展團組在推動,但所有的SOP只是幫助大家好做事的工具,沒有各地協力夥伴的領導者真心投入,以愛陪伴志工夥伴,展團就成了只會蓋硬體沒有人味的蚊子館。在直屬團087期再出發時,雖然明訂學長姐來帶五次月聚會主題,首聚由大輔導團來服務等等新策略,但真正能讓它翻轉的卻是團隊的願力,然後陪伴,陪伴,就是陪伴。

話說回來,說不累是假的。要花那麼多時間與精神,如果沒有堅定的意志力與對人的愛,我們是撐不下去的。能做到100期,不只是我們將它當做搭架子的工程,而是用心陪伴與愛的守護。也許你會說「一分耕耘一分收穫」,但從發生的事回頭看,我會說「以愛一分耕耘,才有一分收穫」。


後語:我後來其實只當了087、091兩期的總召,因為團隊一起學習,很快就有夥伴能夠接手。特別在此謝謝017雪蘭、032蕙美、032淑敏、077純玉、083美鳳,還有把故事組也納入展團SOP的001玉子。小小心得:即使有SOP,也可以是學習型組織的。
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